...et cela leur coûte des millions de dollars.
Kevin Gallagher, Directeur général
Les services informatiques des administrations publiques sont souvent l'un des derniers endroits vers lesquels les politiciens ou le grand public se tournent lorsqu'ils tentent de tirer davantage des deniers publics limités. Ce n'est probablement pas intentionnel. Les élus et leurs électeurs savent quand les routes et les ponts ont besoin d'être réparés. Mais le service informatique est souvent perçu comme un groupe de personnes dans un bâtiment éloigné qui fait fonctionner les ordinateurs de bureau pour que les employés de la municipalité puissent faire leur travail.
La plupart des hommes politiques qui fixent les budgets informatiques n'ont pas la moindre idée de ce que fait l'informatique. Ils leur en demandent toujours plus au fur et à mesure que la technologie évolue, mais contrairement à une route qui s'effrite ou à un pont qui rouille et que tout le monde peut voir, ils ne savent pas vraiment comment les choses se passent dans le département informatique. Tant qu'ils peuvent accéder à leurs applications et à leurs données, tout va bien. Ce manque de connaissances entraîne un manque de volonté politique pour faire changer les choses ou même pour reconnaître qu'un changement est nécessaire. Il est possible d'économiser de l'argent en faisant les choses différemment.
Les villes européennes ont été les premières à passer à la technologie open source. Cela fait 13 ans ce mois-ci que la ville de Munich a décidé de migrer vers Linux à partir de Windows NT 4.0. À l'époque, plus de 10 000 ordinateurs de bureau étaient en service dans les services municipaux. Munich est devenue un exemple à suivre pour les autres villes européennes, fonctionnant comme un laboratoire pour la grande expérience. En 2013, Munich comptait 15 000 utilisateurs de LibreOffice, une alternative open source à Microsoft Office. La ville a également adopté une infrastructure open source gérée de manière centralisée, ce qui lui a permis d'obtenir de nombreux avantages par rapport aux produits propriétaires, mais à un coût nettement inférieur.
Dans certains cas, le prix et la complexité des solutions centralisées propriétaires, comme VDI, finissent par annuler toutes les économies réalisées en raison de la complexité de l'administration, de la nécessité d'une expertise externe pour assurer le fonctionnement et de l'utilisation intensive de l'infrastructure. Munich a économisé des millions de dollars depuis qu'elle est passée aux solutions open source grâce à une réduction massive des frais de licence logicielle, à un déploiement centralisé et à des outils d'administration rationalisés.
Les villes d'Europe s'engagent les unes après les autres sur la voie de l'open source en imposant que les solutions open source soient prises en compte et préférées aux solutions logicielles propriétaires. L'un des exemples les plus récents est celui de Berne, en Suisse. En novembre 2015, le conseil municipal de Berne a décidé de mettre fin à sa dépendance à l'égard des logiciels propriétaires. Cette décision a été prise avec un plan pluriannuel approprié conçu pour coïncider avec les dates d'expiration des licences propriétaires en 2018. Le service informatique a demandé le renouvellement des licences propriétaires pour une durée de six ans. Le Conseil a rejeté cette demande et n'a autorisé l'utilisation des logiciels propriétaires que jusqu'en 2018. Le Conseil a déclaré, en citant plusieurs sources, que "dorénavant, le département informatique ne peut acheter et mettre en œuvre que des solutions indépendantes de la plate-forme".
Dans la ville d'Ede, aux Pays-Bas, le budget informatique annuel est inférieur de 24 % à celui d'autres communes de taille comparable. Cette différence s'explique en grande partie par les dépenses extrêmement faibles d'Ede en matière de licences logicielles depuis son passage à l'open source. Elles s'élèvent à 56 € par équivalent temps plein, contre 731 € dans les autres communes. C'est 92 % de moins que la moyenne !
Aarus, la deuxième ville du Danemark, a récemment établi un budget pour la période 2015-2018 et prévoit que le passage aux produits open source, notamment GIMP, Scribus, Inkscape et ProjectLibre, permettra d'économiser 1 million de couronnes danoises ($US 153 000) en 2016, 2 millions de couronnes danoises ($US 306 000) en 2017 et 3 millions de couronnes danoises ($US 459 000) en 2018 et au cours des années suivantes. Ce sont des chiffres importants pour une ville de taille moyenne de 330 000 habitants.
Camilla Taekke, chef de projet pour la ville d’Aarhus, a déclaré : “ Il y a plusieurs fournisseurs dont nous ne voulons plus dépendre, et nous ne voulons pas non plus qu’ils détiennent nos données. Notre objectif n’est toutefois pas de nous débarrasser de toutes les applications propriétaires. Il s’agit d’utiliser l’open source là où cela apporte le plus de valeur. ” Pour que ces changements se concrétisent, elle a ajouté : “ Je ne sais pas si une approche descendante ou ascendante est la meilleure solution. Nous n’en sommes encore qu’au début de ce parcours ; nous cherchons pour l’instant à cueillir les fruits les plus accessibles tout en ouvrant la voie à une utilisation encore plus large des logiciels open source. Ce que nous avons appris, c’est qu’il est essentiel d’obtenir l’adhésion des principaux décideurs, sans quoi rien ne se passera jamais. Parallèlement, nous adoptons une approche ascendante lorsque nous élaborons des supports et des informations visant à réduire et à éliminer la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur en exigeant des normes ouvertes de la part des fournisseurs. ”
C'est cette volonté politique qui est nécessaire pour faire évoluer la situation aux États-Unis et au Canada. Le maintien de la dépendance à l'égard des fournisseurs propriétaires alors qu'il existe des logiciels gratuits (ou peu coûteux) et flexibles capables de faire le même travail n'a aucun sens. Elle ne survivrait pas aux règles de passation des marchés dans n'importe quel autre service gouvernemental. Il existe aujourd'hui des options qui n'étaient pas disponibles dans le passé et qui doivent être prises en considération. Le prix n'est pas le seul élément à prendre en considération. Les logiciels libres peuvent également offrir une certaine flexibilité en permettant de créer une solution sur mesure ou en favorisant la collaboration et les économies supplémentaires entre les administrations. Il convient de comparer les fonctionnalités de logiciels similaires. Dans certains cas, le logiciel propriétaire peut être beaucoup plus riche en fonctionnalités. Mais cela ne doit pas mettre fin à l'enquête. Si bon nombre de ces fonctionnalités ne sont pas utilisées régulièrement par tous les employés de la municipalité, alors pourquoi le logiciel propriétaire complet est-il acheté pour tout le monde, plutôt que pour les quelques personnes qui pourraient en avoir besoin ?
Toulouse, en France, est une autre ville qui a remplacé les solutions Microsoft par LibreOffice, ce qui lui a permis de réaliser plus d’un million d’euros d’économies. Le projet a été approuvé en 2011 et a démarré en 2012. Il a fallu un an et demi pour que 90 % des postes de travail fonctionnent sous LibreOffice. Jusqu’en avril 2014, Erwane Monthubert était chargée de la mise en œuvre de la politique informatique. Elle a déclaré : “ Les licences logicielles pour les suites bureautiques coûtaient 1,8 million d’euros à Toulouse tous les trois ans. La migration nous a coûté environ 800 000 euros… Nous avons en réalité économisé 1 million d’euros au cours des trois premières années. ”
Bien entendu, la migration vers un nouveau système ne se fera pas sans difficultés. Cela ne se produit jamais lors de l'installation d'un nouveau logiciel propriétaire, il ne faut donc pas s'attendre à ce que le passage à l'open source se fasse sans problème. Dans toute organisation publique, il y a toujours une résistance au changement. Cette résistance vient des utilisateurs qui ne veulent pas apprendre à utiliser de nouvelles applications. Elle vient du personnel informatique qui ne veut pas réparer quelque chose qui n'est pas cassé. Elle vient des fournisseurs de logiciels propriétaires qui font du bruit et insistent sur le fait que certains logiciels libres ne sont pas aussi robustes ou pas aussi sûrs.
Pour s'attaquer de front à ce problème de sécurité, nous pouvons nous inspirer de l'armée italienne, qui vient d'annoncer son passage à l'open source pour plus de 100 000 postes de travail et qui prévoit de réaliser des économies de 26 à 29 millions d'euros ($30-33 millions de dollars américains) au cours des prochaines années. Ce projet constituera ainsi l'un des plus importants déploiements de LibreOffice en Europe.
De nombreuses villes sont également confrontées à des problèmes de protection de la vie privée. Nous pouvons nous tourner vers Génomique Angleterre et le Projet 100 000 génomes où ils sont tenus de protéger les données médicales tout en donnant accès aux chercheurs du monde entier. Ils le font également avec des logiciels libres. Les logiciels libres peuvent facilement se conformer aux audits de protection de la vie privée car, contrairement aux logiciels propriétaires, le code source est librement accessible.
Pour surmonter la résistance au changement des utilisateurs et faciliter la migration, il existe sur le marché des produits qui permettent de fournir des applications Windows via une plate-forme Linux. La solution d'Inuvika OVD Enterprise est l'un des produits de ce type disponibles aujourd'hui. Les produits de virtualisation d'applications peuvent permettre la fourniture sécurisée d'applications à des appareils clients légers ou zéro (appareils qui nécessitent très peu de puissance informatique) ou à des appareils appartenant à l'employé. La virtualisation des applications supprime toute exigence informatique sur le poste de travail, éliminant ainsi la nécessité d'un remplacement coûteux des PC. Cela permettrait de réduire immédiatement certaines licences Windows. Dans le même temps, on peut prévoir une période de transition pendant laquelle les employés peuvent utiliser des applications Windows et Linux tout en apprenant à utiliser les logiciels libres. Par ailleurs, l'environnement mixte peut continuer à être fourni, à un coût relativement faible, aussi longtemps que nécessaire.
Les logiciels de virtualisation et de centralisation des applications sont désormais disponibles en format open source, ce qui signifie que la VDI, généralement via VMware ou Citrix, n'est plus la seule solution disponible pour les municipalités qui cherchent à gérer de manière centralisée leur environnement de bureau. Les solutions de virtualisation propriétaires sont généralement des ensembles de logiciels de plus en plus complexes et coûteux. De nombreuses fonctionnalités ne sont même pas nécessaires, mais en raison de l'offre groupée, les municipalités sont obligées d'acheter des fonctionnalités dont elles n'ont pas besoin. Les produits open source vous permettent de choisir ce dont vous avez besoin. La virtualisation des applications est un moyen beaucoup plus simple d'offrir une solution centralisée que la VDI. Elle est non seulement rentable, mais aussi beaucoup plus flexible. Avec les logiciels libres, la complexité des licences disparaît en grande partie et il est plus facile d'ajouter des licences supplémentaires à peu de frais, que ce soit pour les employés mobiles, les employés qui apportent leur propre appareil ou les employés qui travaillent à partir de plusieurs endroits.
Les villes qui souhaitent passer à l'open source devraient prendre les mesures suivantes :
- La fin de vie ou l'expiration prochaine des licences propriétaires existantes doit être l'occasion de les abandonner au profit d'une solution moins coûteuse.
- Le modèle d'abonnement de certains logiciels libres essentiels est un moyen de faire passer les achats nécessaires dans le budget des dépenses de fonctionnement plutôt que dans celui des dépenses d'investissement et d'éliminer les dépenses importantes liées à l'achat ou au renouvellement de logiciels propriétaires.
- Préparez un plan de transition raisonnable qui tiendra compte de la formation et de l'adaptation du personnel aux nouvelles applications.
- Veillez, lors de l'établissement du budget, à ce que le coût total de possession soit pris en compte sur toute la durée de vie du projet et pas seulement les coûts initiaux.
- Utiliser un logiciel qui permette aux services informatiques d'utiliser à la fois Windows et des logiciels libres pendant la période de transition.
- Trouver la volonté politique de faire avancer les choses. Cela nécessitera une action de la part des élus, mais aussi un leadership de la part des services informatiques pour leur montrer ce qui peut être fait.
Le passage à l'open source est inévitable car les communautés de développeurs open source continuent de travailler sur des milliers d'applications et de plus en plus d'entreprises de développement de logiciels investissent dans un modèle open source pour permettre une plus grande flexibilité et des prix moins élevés pour l'utilisateur final que les concurrents propriétaires existants. L'Europe a plus d'une décennie d'avance sur les villes nord-américaines. La qualité des logiciels libres disponibles s'est tellement améliorée au cours de cette décennie que la transition peut être beaucoup plus facile pour les villes qui commencent maintenant, qu'elle ne l'a été pour Munich lorsqu'elle a lancé le mouvement en Europe.